Abbiamo verificato che molte aziende che hanno dipendenti con auto in fringe benefit non dispongono di procedure interne condivise, finalizzate a responsabilizzare il driver e ridurre rischi di extracosti.
Nel seguito alcuni punti da tenere sempre presenti.
IL MODULO DI ASSEGNAZIONE AUTO
Il documento stabilisce le procedure a cui deve attenersi il dipendente nel corso del contratto di noleggio. Un tale documento è indispensabile ad evitare malintesi spiacevoli e costi non assegnabili per mancanza di una chiara assunzione di responsabilità. Molte aziende clienti non disciplinano questo punto, lasciando l’argomento alla cosiddetta “tradizione orale o consuetudine”
Il documento richiede una notevole personalizzazione, che tenga conto della tutela degli interessi aziendali e che sia d’aiuto al dipendente, che dovrà rispettarne i contenuti, anche al fine di non far percepire la cosa come ostica. Molto meglio sarebbe spiegarlo direttamente all’interessato nel corso di un incontro.
IN CASO DI DIMISSIONI
Può capitare che il dipendente
si dimetta prima che termini il contratto dell’auto che ha in gestione. Se si sono accumulati danni che il dipendente non ha riferito, vi è un costo che sfuggirà alla sua corretta gestione.
Se l’auto resta ferma per qualche mese e il danno non venisse denunciato alla società di noleggio, questa, in fase di consegna del veicolo, addebiterà l’intero costo della riparazione, non la franchigia.
A proposito del rischio dimissioni o della assunzione di un nuovo dipendente, può essere utile valutare, in alcune circostanze, noleggi di durata inferiore a 48 mesi, non è detto che il canone peggiori.
Vedi anche: Quale durata contrattuale è la migliore?
LA GESTIONE DEL SINISTRO
Le app fornite dalle società di noleggio permettono ai driver di interagire direttamente, potendo, più o meno involontariamente, evitare il filtro della propria azienda. Il tema va opportunamente chiarito definendo una procedura che regoli la denuncia dei sinistri.
CHI PAGA LE FRANCHIGIE
La risposta non può essere scontata: deve prevalere un principio di responsabilità anche del driver nella conduzione dell’auto.
Franchigie a zero possono innalzare di molto il canone, con un incremento di costi che è collegato al n. delle auto presenti in flotta aziendale. Non è detto che questa sia la migliore soluzione.
Per paradosso, se facciamo un incidente al mese, con un danno ogni volta di 2.000 €, franchigie zero, la società di noleggio accetterà di pagare 24.000 € di danni? Vi è un principio ineliminabile che riguarda incuria e dolo, elementi che rientrano nei limiti di discrezionalità della società di noleggio e sono citati nelle condizioni generali di fornitura. Aspetto questo da meditare attentamente …
